Penataan Tata Laksana

Penataan tatalaksana bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, dan terukur pada Zona Integritas Menuju WBK. Beberapa upaya yang dilakukan oleh Kejaksaan Negeri Surabaya adalah :

A.     Prosedur Operasional tetap (SOP) Kegiatan utama :

Keberadaan SOP pada satuan kerja menjadi sebuah kebutuhan yang utama. SOP berfungsi sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaannya. Sehingga hal ini dapat mengurangi kesalahan, kelalaian, dan pelanggaran pegawai dalam melaksanakan tugas. Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor : 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Sebagaimana diketahui Kejaksaan Negeri Surabaya memiliki beberapa inovasi untuk mempersiapkan menuju WBBM. Oleh karena itu Kejaksaan Negeri Surabaya juga memiliki tugas untuk memperbaharui dan membuat SOP baru sesuai dengan Inovasi yang telah dibuat. Bebrapa SOP yang dibuat adalah :

1)     SOP bidang Intelijen

a) SOP Tim Pengawal Dan Pengaman Pemerintah Dan Pembangunan (TP4D) Kejaksaan Negeri Surabaya

b) SOP Penerimaan Tamu Dinas Dilingkungan Kejaksaan Negeri Surabaya

c) SOP Laporan dan Pengaduan Masyarakat di Kejaksaan Negeri Surabaya

2)     SOP bidang Pidana Umum

a) SOP Pelayanan Tilang pada Kantor Kejaksaan Negeri Surabaya

b) SOP Pelaksanaan Pelimpahan Tersangka dan Barang Bukti (Tahap II) pada Kantor Kejaksaan Negeri Surabaya

3)     SOP bidang Pidana Khusus

a) SOP Laporan Pengaduan Masyarakat Perkara Tindak Pidana Korupsi Pada Kejaksaan Negeri Surabaya

4)     SOP bidang Perdata dan Tata Usaha Negara

a) SOP Pelayanan Hukum Dibidang Perdata dan Tata Usaha Negara pada Kejaksaan Negeri Surabaya

b) SOP Bantuan Hukum Dibidang Perdata dan Tata Usaha Negara pada Kejaksaan Negeri Surabaya

5)     SOP bidang Pengelolaan Barang Bukti Dan Barang Rampasan Negara

a) SOP Pengelolaan Barang Bukti Dan Barang Rampasan  Pada Kejaksaan Negeri Surabaya

Pembuatan SOP tersebut disesuaikan dengan beberapa inovasi yang ada di Kejaksaan Negeri Surabaya.

B.      E-Office

Salah satu point dalam peningkatan Penataan Tata Lakasana adalah penerapan Tekhnologi Informasi pada setiap elemen satuan kerja. Untuk menuju WBBM Kejaksaan Negeri Surabaya telah menerapkan Penggunaan Tekhnologi Informasi pada beberapa bidang pekerjaan, yaitu :

1)     Paperless Concept

Merupakan sistem penerimaan surat masuk yang ada di bidang Pidana Khusus Kejaksaan Negeri Surabaya. Penggunaan sistem Paperless Concept dapat mengurangi penggunaan kertas sehingga lebih ramah lingkungan. Pada sistem Paperless Concept surat yang masuk akan di disposisi dan diteruskan secara digital dengan mengunakan email.

2)     CMS SPPT-IT dan EIS

Sistem Penanganan Perkaka Tindak Pidana Secara Terpadu berbasis Tekhnologi Informasi (SPPT-IT) merupakan bentuk kerjasama antar Lembaga Penegak Hukum, salah satunya adalah lembaga Kejaksaan. Untuk mensukseskan program SPPT-IT lembaga Kejaksaan meluncurkan aplikasi CMS dan EIS. Kejaksaan Negeri Surabaya telah menggunakan aplikasi CMS dan EIS tersebut secara maksimal sehingga memudahkan pemantauan langsung yang dilakukan oleh Kejaksaan Agung.

3)     Tahap II Online

Inovasi selanjurnya adalah Tahap II online yang dikembangkan oleh bidang Tindak Pidana Umum. Sebagai kota terbesar kedua di Indonesia, kota surabaya memiliki tingkat kejahatan yang cukup tinggi. Bidang Tindak Pidana Umum Kejaksaan Negeri Surabaya dapat menerima pelimpahan tersangka dan barang bukti (tahap II) sebanyak + 10 tersangka setiap harinya dan dapat menghabiskan waktu + 1 Jam untuk setiap tersangkanya. Untuk memangkas waktu penyelesaian tahap II tersebut bidang Tindak Pidana Umum Kejaksaan Negeri Surabaya membuat terobosan baru, yaitu Tahap II Onlien.

4)     Electronic Schedule

Merupakan inovasi yang dikembangkan oleh bidang Perdata dan Tata Usaha Negara. Electronic Schedule menggunakan media Smartphone yang terintegrasi dengan Pimpinan (Kepala Kejaksaan Negeri Surabaya) sehingga memungkinkan pimpinan untuk terus memantau agenda – agenda Jaksa Pengacara Negara dalam melaksanakan tugasnya.

C.     Keterbukaan Informasi Publik

Salah satu tujuan dari pembangunan Reformasi Birokrasi yang dilakukan oleh Kejaksaan Negeri Surabaya adalah memberikan pelayanan publik yang PRIMA sehingga memberikan kemudahan akses bagi masyarakat. Oleh karena keterbukaan informasi publik menjadi hal penting yang harus dilakukan oleh Kejaksaan Negeri Surabaya. Sehingga masyarakat dapat dengan mudah mengetahui pelayanan yang ada di Kejaksaan Negeri Surabaya. Kejaksaan Negeri Surabaya memanfaatkan pesatnya tekhnologi informasi untuk meningatkan keterbukaan informasi publik, diantaranya melalui :

1)     Website Kejaksaan Negeri Surabaya (https://www.kejari-surabaya.go.id)

2)     Sosial Media Kejaksaan Negeri Surabaya

D.     Pengelolaan Arsip

Pengelolaan arsip yang baik dalam satuan kerja akan memberikan kemudahan bagi satuan kerja tersebut untuk mencari data dikemudian hari. Kejaksaan Negeri Surabaya paham betul mengenai Tata Kelola Arsip yang baik, oleh karena itu Kejaksaan Negeri Surabaya memiliki ruangan khusus sebagai tempat penyimpanan Arsip. Ruangan tata kelola arsip yang terdapat di Kantor Kejaksaan Negeri Surabaya mengacu pada Undang – undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.